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Politique de protection des données personnelles

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OBJET DE LA PRÉSENTE POLITIQUE

COPLENI souhaite vous informer par l’intermédiaire de la présente politique de la manière dont nous protégeons vos données à caractère personnel traitées via le site www.copleni.fr

La présente politique décrit la manière dont COPLENI et les praticiens abonnés à ses services traitent les données à caractère personnel des visiteurs et des utilisateurs (ci-après le/les « Utilisateur(s) ») lors de leur navigation sur le site www.copleni.fr (ci-après le « Site ») et de leur utilisation des services de COPLENI.

Cette Politique peut être modifiée, complétée ou mise à jour afin, notamment, de se conformer à toute évolution légale, réglementaire, jurisprudentielle et technique. Cependant, les données personnelles de l’utilisateur seront toujours traitées conformément à la politique en vigueur au moment de leur collecte, sauf si une prescription légale impérative venait à en disposer autrement et serait d’application rétroactive.

Cette politique fait partie intégrante des conditions générales d’utilisations du site.

IDENTITÉ ET COORDONNÉES DES RESPONSABLES DE TRAITEMENT

Rappel légal : Le responsable du traitement est, au sens de la LIL, la personne qui détermine les moyens et les finalités du traitement. Le sous-traitant est une personne traitant des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement. Il agit sous l’autorité du responsable du traitement et sur instruction de celui-ci.

  1. Le responsable du traitement des Données Personnelles est :Pour les Données Personnelles collectées (i) par l’Utilisateur lors de la prise de rendez-vous directement via le Site ou (ii) par le Professionnel dans son agenda COPLENI : chaque Professionnel individuellement auprès duquel vous prenez rendez-vous. Chaque professionnel est considéré comme responsable de traitement. COPLENI est sous-traitant : il agit sur instruction particulière de chaque Praticien.
  2. Pour les Données Personnelles collectées dans le cadre de (a) la création du compte personnel de l’Utilisateur, (b) sa navigation sur le Site (c) et la création de statistiques relatives à l’utilisation de l’outil, leur computation et leur anonymisation : COPLENI, Société par Actions Simplifiée, immatriculée au RCS d’EVRY sous le numéro B 852 588 151 et dont le siège social est situé au 65 Avenue Gabriel Péri – 91700 SAINTE GENEVIEVE DES BOIS. COPLENI est représentée par Léa MISPOULET, son Président. Qu’elle soit responsable de traitement ou sous-traitant, COPLENI prend les mesures propres à assurer la protection et la confidentialité des informations nominatives qu’elle détient ou qu’elle traite dans le respect des dispositions de la CNIL et du RGPD

COLLECTE ET ORIGINE DES DONNÉES

Toutes les données concernant les Utilisateurs sont collectées directement auprès de ces derniers, par COPLENI ou le Praticien.

COPLENI s’engage à recueillir le consentement de ses Utilisateurs et/ou à leur permettre de s’opposer à l’utilisation de leurs données pour certaines finalités, dès que cela est nécessaire.

Lors de leur navigation sur le site COPLENI, les Utilisateurs sont informés des finalités pour lesquelles leurs données sont collectées via les différents formulaires de collecte de données en ligne et via la charte de gestion des cookies.

FINALITÉ DES DONNÉES COLLECTÉES

1. Nécessité de la collecte.

Lors de la prise de rendez-vous en ligne avec un praticien, l’Utilisateur communique certaines Données Personnelles. Si l’Utilisateur ne souhaite pas communiquer les informations qui lui sont demandées, il se peut que l’Utilisateur ne puisse pas accéder à certaines parties du Site, et que COPLENI soit dans l’impossibilité de répondre à sa demande.

2. Finalités

La collecte de vos Données Personnelles a pour base légale :

  • L’intérêt légitime de COPLENI à assurer la meilleure qualité de ses services, à fournir à ses Utilisateurs le meilleur suivi possible de leurs rendez-vous, et à améliorer le fonctionnement de son Site;
  • L’intérêt légitime de COPLENI à produire des données statistiques relatives à l’impact de COPLENI sur l’activité des Praticiens, afin de communiquer sur son outil et améliorer ses services;
  • L’intérêt légitime de COPLENI à réaliser des enquêtes de satisfaction facultatives sur ses services en vue de les améliorer;
  • Le consentement de ses Utilisateurs lorsque celui-ci est requis par la réglementation en vigueur, notamment en matière de prospection commerciale et de cookies.

Les données des Utilisateurs de COPLENI sont principalement traitées pour :

  • Permettre leur navigation sur le Site
  • Les mettre en relation avec un Praticien,
  • Leur permettre de visualiser et gérer les rendez-vous pris directement sur le Site, les rendez-vous renseigné par leurs Praticiens directement.
  • Leur permettre de gérer les rendez-vous de leurs proches

A titre subsidiaire les données des Utilisateurs sont également collectées pour :

  • Prévenir et lutter contre la fraude informatique (spamming, hacking…)
  • Améliorer la navigation sur le Site
  • Mener des enquêtes de satisfaction facultatives sur les services de COPLENI (ces enquêtes sont réalisées de manière anonyme ou sont anonymisées à bref délai)
  • Effectuer des statistiques sur l’utilisation de l’outil qui seront communiquées au public, un reporting à destination des Praticiens
  • Recevoir des newsletter ponctuellement, avec la possibilité de se désabonner à tout moment

Vous retrouverez plus de détails sur la gestion des cookies nous permettant d’atteindre cette finalité dans notre Charte de gestion des cookies.

Le caractère obligatoire ou facultatif des données personnelles demandées et les éventuelles conséquences d’un défaut de réponse à l’égard des Utilisateurs de COPLENI sont précisés lors de leur(s) collecte(s).

TYPES DE DONNÉES TRAITÉES

COPLENI est susceptible de traiter, en tant que Sous-traitant, pour permettre la prise de rendez-vous, la gestion des rendez-vous, tout ou partie des données suivantes :

  • Nom (et nom de naissance), prénom, date de naissance
  • Numéro de téléphone, adresse email, adresse postale (éventuellement digicode)
  • Mot de passe
  • Motif du rendez-vous auprès du praticien, spécialité du praticien, fréquence des rendez-vous
  • Historique des rendez-vous
  • Ces mêmes données concernant les proches pour lesquels l’Utilisateur pourrait prendre rendez-vous

COPLENI est susceptible de traiter, en tant que Responsable de Traitement, pour permettre la prise de rendez-vous, la gestion des rendez-vous, tout ou partie des données suivantes :

  • Pour permettre la navigation sur le Site : données de connexion et d’utilisation du Site
  • Pour permettre la création de données statistiques relatives à l’impact de COPLENI sur l’activité des Professionnels afin de communiquer sur son outil et améliorer ses services;
  • Pour prévenir et lutter contre la fraude informatique (spamming, hacking…) : matériel informatique utilisé pour la navigation, l’adresse IP, le mot de passe (hashé)
  • Pour améliorer la navigation sur le Site: données de connexion et d’utilisation
  • Pour mener des enquêtes de satisfaction facultatives sur COPLENI : adresse email
  • Pour mener des campagnes de communication (sms, mail) : numéro de téléphone, adresse email

NON-COMMUNICATION DES DONNÉES PERSONNELLES

Les Données Personnelles de l’Utilisateur ne seront pas transmises à des acteurs commerciaux ou publicitaires.

Les Données Personnelles de l’Utilisateur peuvent être traitées par des sous-traitants (prestataires de services), dans le respect absolu du principe énoncé ci-dessus, exclusivement afin de réaliser les finalités de la présente politique.

Dans la limite de leurs attributions respectives et pour les finalités rappelées ci-dessus, les principales personnes susceptibles d’avoir accès aux données des Utilisateurs de COPLENI sont principalement notre service client.

COPLENI recourt également aux prestations fournies par plusieurs sociétés spécialisées (mailing, analyse d’audience) dont la liste peut être communiquée aux personnes concernées sur demande adressée à contact@copleni.fr . Aucune Donnée Personnelle de Santé n’est collectée ni ne leur est communiquée. Si ces sociétés utilisent des serveurs en dehors de l’Union Européenne, nous avons conclu avec elles des contrats spécifiques et des clauses contractuelles types établies par la Commission Européenne pour encadrer et sécuriser le transfert de vos données à ces prestataires.

DURÉE DE CONSERVATION DES DONNÉES

Nous conservons vos données uniquement le temps nécessaire pour les finalités poursuivies, conformément aux prescriptions légales.

LES DROITS DES UTILISATEURS

Chaque fois que COPLENI traite des Données Personnelles, COPLENI prend toutes les mesures raisonnables pour s’assurer de l’exactitude et de la pertinence des Données Personnelles au regard des finalités pour lesquelles COPLENI les traite.

Conformément à la réglementation européenne en vigueur, les Utilisateurs de COPLENI disposent des droits suivants :

  • Droit d’accès (article 15 RGPD) et de rectification (article 16 RGPD), de mise à jour, de complétude des données des Utilisateurs
  • Droit de verrouillage ou d’effacement des données des Utilisateurs à caractère personnel (article 17 du RGPD), lorsqu’elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées, ou dont la collecte, l’utilisation, la communication ou la conservation est interdite (en savoir plus)
  • Droit de retirer à tout moment un consentement (article 13-2c RGPD)
  • Droit à la limitation du traitement des données des Utilisateurs (article 18 RGPD)
  • Droit d’opposition au traitement des données des Utilisateurs (article 21 RGPD) (en savoir plus)
  • Droit à la portabilité des données que les Utilisateurs auront fournies, lorsque ces données font l’objet de traitements automatisés fondés sur leur consentement ou sur un contrat (article 20 RGPD)
  • Droit de définir le sort des données des Utilisateurs après leur mort et de choisir à qui COPLENI devra communiquer (ou non) ses données à un tiers qu’ils auront préalablement désigné (en savoir plus)

Dès que COPLENI a connaissance du décès d’un Utilisateur et à défaut d’instructions de sa part, COPLENI s’engage à détruire ses données, sauf si leur conservation s’avère nécessaire à des fins probatoires ou pour répondre à une obligation légale.

Si l’Utilisateur souhaite savoir comment COPLENI utilise ses Données Personnelles, ou demande à les rectifier ou s’oppose à leur traitement, l’Utilisateur peut contacter COPLENI par écrit à l’adresse suivante : COPLENI, 65 avenue Gabriel Péri, 91700 Sainte Geneviève des Bois ou par mail à contact@copleni.fr. Dans ce cas, l’Utilisateur doit indiquer les Données Personnelles qu’il souhaiterait que COPLENI corrige, mette à jour ou supprime, en s’identifiant de manière précise avec une copie d’une pièce d’identité (carte d’identité ou passeport). Les demandes de suppression de Données Personnelles seront soumises aux obligations qui sont imposées à COPLENI par la loi, notamment en matière de conservation ou d’archivage des documents. Enfin, les Utilisateurs de COPLENI peuvent déposer une réclamation auprès des autorités de contrôle, et notamment de la CNIL (https://www.cnil.fr/fr/plaintes).

D’autre part, en renseignant votre adresse e-mail pour recevoir les newsletter COPLENI, vous acceptez de recevoir nos dernières actualités par courrier électronique. Vous pouvez vous désinscrire à tout moment en utilisant les liens de désinscription ou en nous contactant via contact@copleni.fr

RÉSEAUX SOCIAUX

L’Utilisateur de COPLENI a la possibilité de cliquer sur les icônes dédiées aux réseaux sociaux Facebook, LinkedIn et Google Plus figurant sur le Site.

Les réseaux sociaux permettent d’améliorer la convivialité du Site et aident à sa promotion via les partages. Les services de partage de vidéo permettent d’enrichir le Site de COPLENI de contenus vidéo et augmentent sa visibilité.

Lorsque l’Utilisateur clique sur ces boutons, COPLENI pourra avoir accès aux informations personnelles que l’Utilisateur aura indiquées comme publiques et accessibles depuis ses profils Facebook, LinkedIn et Instagram. Cependant, COPLENI ne crée ni n’utilise aucune base de données indépendante de Facebook, LinkedIn et Google Plus à partir des informations personnelles que l’Utilisateur peut y publier et COPLENI ne traitera aucune donnée relevant de sa vie privée par ce biais.

Si l’Utilisateur ne souhaite pas que COPLENI ait accès aux informations personnelles publiées sur l’espace public de ses profils ou de ses comptes sociaux, l’Utilisateur devra alors utiliser les moyens mis à sa disposition par Facebook, Linkedin et Google Plus afin de limiter l’accès à ses données.

SÉCURITÉ

COPLENI met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles afin d’assurer la sécurité des traitements de données à caractère personnel et la confidentialité de Données Personnelles.

A ce titre, COPLENI prend toutes les précautions utiles, au regard de la nature des données et des risques présentés par le traitement, afin de préserver la sécurité des données et, notamment, d’empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès (protection physique des locaux, procédés d’authentification avec accès personnel et sécurisé via des identifiants et mots de passe confidentiels, journalisation des connexions, chiffrement de certaines données…).

INFORMATIONS PERSONNELLES ET MINEURS

En principe, le Site s’adresse à des personnes majeures capables de contracter des obligations conformément à la législation du pays dans lequel se trouve l’Utilisateur.

L’Utilisateur mineur de moins de 16 ans ou incapable doit obtenir le consentement préalable de son responsable légal préalablement à la saisie de ses données sur le Site. Sauf obligation légale de confidentialité, COPLENI pourra directement informer ce responsable (i) des catégories spécifiques de Données Personnelles recueillies auprès de la personne mineure (ii) de la possibilité de s’opposer à la collecte, l’utilisation ou la conservation de celles-ci.

L’âge de 16 ans peut être abaissé jusqu’à 13 ans en fonction de la réglementation locale de la résidence habituelle de l’Utilisateur, en vertu de l’article 8 du RGPD.

NOUS CONTACTER – COORDONNÉES DU DPO

Si l’Utilisateur a des questions ou des réclamations concernant le respect par COPLENI de la présente Politique, ou si l’Utilisateur souhaite faire part à COPLENI de recommandations ou des commentaires visant à améliorer la qualité de la présente politique, l’Utilisateur peut contacter COPLENI par écrit à l’adresse suivante : contact@copleni.fr

INFORMATIONS SUR LES COOKIES

COPLENI se réserve le droit de mettre à jour la présente politique, à tout moment et sans préavis, et le cas échéant, en fait mention sur les sites concernés, notamment par la mise à jour du message de la bannière.

Qu’est-ce qu’un Cookie et son utilité ?

Lors de votre présence sur le site, des informations relatives à votre terminal (ordinateur, tablette, smartphone, etc.) et certains de vos comportements sur le site peuvent être enregistrées dans des fichiers texte appelés “Cookies”, et placés dans votre navigateur. Ces Cookies servent principalement, par l’identification de votre terminal, à optimiser votre utilisation du site (en personnalisant par exemple les contenus affichés) et ont une durée de validité fixe.Il va sans dire que uniquement l’émetteur du Cookie concerné a la possibilité de lire ou de modifier les informations sur celui-ci.

Quels sont les Cookies et leur finalité ?

Les Cookies déposés par notre site ont pour seul objectif de :

  • Permettre aux utilisateurs de COPLENI de bénéficier des services proposés par les sites parcourus
  • Personnaliser les services offerts, et d’optimiser l’expérience utilisateur
  • Analyser, de manière globale et totalement anonyme, l’utilisation du site, dans l’optique d’en améliorer les services

Les Cookies ont pour objectif d’assurer le fonctionnement du site. Les Cookies listés seront déposés sur votre appareil uniquement si vous accepter les conditions d’utilisations de la popup présente sur la home page du site Copleni.fr

 Liste des cookies utilisés :

  • Google
  • Facebook
  • Hubspot

Comment désactiver les Cookies ?

Vous pouvez configurer votre logiciel de navigation de manière à ce que des Cookies soient enregistrés dans votre terminal ou qu’ils soient rejetés, soit systématiquement, soit selon leur émetteur.

Voici quelques exemples de comment procéder à la dite configuration :

  • Firefox : Menu/Options /onglet Vie privée/Règles de conservation/ Utiliser les paramètres personnalisés pour l’historique -> cocher la case Bloquer les Cookies
  • Chrome : Menu /Paramètres/Afficher les paramètres avancés/Paramètre de contenu ->cocher la case : Bloquer les Cookies et les données de sites tiers/ puis OK
  • Safari : Safari/Préférences/onglet : Confidentialité -> cocher la case : Bloquer tous les cookies
  • Internet Explorer : Menu/Options Internet/onglet :Confidentialité -> cliquer sur Avancé/Paramètres de confidentialité avancés -> cocher la case : Ignorer la gestion automatique des Cookies

CONTACT

Si vous avez des questions ou des réclamations concernant le respect par COPLENI de la présente Politique, ou si vous souhaitez faire part à COPLENI de recommandations ou de commentaires visant à améliorer la qualité de la présente politique, vous pouvez contacter COPLENI par écrit à l’adresse suivante :

COPLENI, 65 AVENUE GABRIEL PERI, 91700 SAINTE GENEVIEVE DES BOIS contact@copleni.fr